* Recherche d une solution facilitant la réponse aux 3000 appels d offres émis chaque année et permettant de transformer dès leur arrivée les documents papier en documents électroniques triés et intégrés dans la
base documentaire Alfresco sous forme de PDF.
* Recherche, par le service production créant les contrats pour les mettre à la disposition du service indemnisation, d une solution pour nommer, indexer, OCRiser et associer les documents à un compte client. La solution devait également permettre de les intégrer sous la base documentaire après leur division en fonction de codes-barres.
* Cette base documentaire a pour objectif de remplacer la base Lotus Notes.

Solution eCopy

* Installation de Nuance eCopy ShareScan® sur des ordinateurs reliés à des scanneurs
* Installation du module Nuance eCopy(tm) Reconnaissance de codes-barres

Avantages
Couplée à des scanneurs, la solution eCopy ShareScan de Nuance a permis à SMACL, depuis son installation en septembre 2009, de réduire le temps de traitement des documents papier constituant un appel d offres (règlements de consultation, documents légaux, cahiers des charges, etc.). Grâce à une fonction de reconnaissance de caractères OCR et de reconnaissance automatique des codes-barres avec automatisation des tâches de numérisation courantes (attribution
de noms, traitements par lots, division, classement et indexation des documents d après les codes-barres qu ils contiennent), SMACL Assurances a pu améliorer la qualité des données à la source. A la clé :
une réduction du nombre d heures et des coûts dédiés à chaque appel d offres, ainsi que des risques d erreurs dus à une indexation manuelle.

"Le logiciel de capture et de numérisation documentaire eCopy ShareScan de Nuance a permis de rationaliser nos processus, de sécuriser la capture d informations papier tout en exportant avec efficacité le contenu vers les
applications métier. Associé au module Reconnaissance de codes-barres , il a autorisé une amélioration notable de notre productivité, en toute simplicité et avec une souplesse déconcertante.
Il est trop tôt pour quantifier les gains de productivité, mais nous tablons sur une amélioration de près de 20 %."
Sylvie Collineau Chef de projet informatique SMACL Assurances

Marc Jacob
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A propos de SMACL Assurances
Créée en 1974 et basée à Niort (79), SMACL Assurances est la seule mutuelle d assurance exclusivement dédiée à la protection des collectivités territoriales. Elle est leader sur son marché, particulièrement dans l assurance des villes de plus de 100 000 habitants (50 %), des conseils généraux (65 %) et régionaux (75 %). Au fil des années et à la demande de ses sociétaires, SMACL Assurances a diversifié ses activités. C est ainsi que sont nées, notamment, une association de solidarité en 1983, une société de courtage en 1992 et une mutuelle complémentaire régie par le
Code de la mutualité en 2006.