NOVAXEL, spécialiste de la GED intuitive, lance une série de clips vidéo ludiques destinés à expliquer les avantages de sa solution logicielle d’organisation des entreprises par la Gestion Electronique des Dossiers. L’approche choisie est celle du Serious Game, jugé bien adapté à la fois aux sujets à traiter et aux cibles visées.

Au total, ce sont dix clips qui ont été créés
• Installation de Novaxel sur serveur
• Installation de Novaxel sur poste client
• La numérisation
• Le plan de classement (indexation)
• La capture d’impression
• Le classement des e-mails
• Les recherches
• La génération des PDF
• Les documents bureautiques
• La gestion des droits

Parmi ces dix clips, celui qui s’intéresse au classement des messages électroniques est le premier à être mis en avant.

Un fabricant de tongues qui perd pied
Le clip consacré au classement des emails nous entraîne chez un fabriquant de tongues, opportunément nommé Monsieur Plastong, qui doit envoyer à sa designer Mademoiselle Sandalou le document Cahier des Charges pour leur nouvelle collection d’été. Mais le document est noyé dans la marée d’emails reçus par Monsieur Plastong , qui fouille dans son ordinateur, clique à droite et clique à gauche, en vain, et qui s’énerve . Bref, le fabricant de tongues perd pied. Il est comme un homme cherchant une aiguille dans une meule de foin. S’il avait mis en place la solution Novaxel, Mlle Sandalou n’aurait même pas eu besoin de solliciter son boss : le Cahier de Charges aurait été classé exactement là où elle allait logiquement le rechercher. La GED d’organisation Novaxel permet la gestion complète des dossiers d’une entreprise, d’un service, d’une agence, d’un cabinet grâce à la dématérialisation des documents, dont la version numérique se trouve classée dans une base structurée préalablement définie dans un schéma reprenant l’analogie familière d’une Armoire organisée en Rayons portant des Classeurs renfermant des Dossiers. Chez Plastong, on peut imaginer que le document se serait trouvé logé dans une Armoire Marketing, sur un Rayon Collections, dans un classeur Été, dans un Dossier Année 2010.

La première partie de ce clip, animé et commenté par le personnage Alex, montre comment procéder au classement d’un email stocké dans la boîte de réception (par exemple sur Outlook). Il suffit de sélectionner l’email puis de cliquer sur le bouton Novaxel qui réside en permanence dans un coin de l’écran, puis de cheminer, du choix de l’Armoire virtuelle à celui du Dossier « Année 2010 ». Plus tard, il suffira de cliquer sur le bouton « ouvrir le message » là où il est (à l’intérieur de l’Armoire) pour que celui-ci s’ouvre automatiquement dans Outlook… même s’il avait été précédemment supprimé de la boîte Outlook de l’utilisateur, ou classé là par un autre collaborateur depuis sa propre messagerie.

La seconde partie de l’explication d’Alex montre comment envoyer un email depuis Novaxel avec un document joint, c’est-à-dire en partant de la représentation imagée de l’Armoire, au fond de laquelle l’utilisateur va prendre un document, qui d’un clic se retrouve expédié via Outlook (une copie de cet envoi y demeurant).

Marc Jacob