Dans le cadre d’un plan de gouvernance du Système d’Information (SI) de la ville, Nîmes a mis en place
le programme « ECOTIC » pour favoriser le développement d’une informatique « responsable » au sein
de son territoire. Dans ce contexte, la dématérialisation des processus de la collectivité s’est donc
imposée.
Un projet de dématérialisation en totale adéquation avec le plan de gouvernance du SI de la ville
La DSI de la ville de Nîmes, préfecture du département du Gard, et son agglomération fonctionnent en
une seule direction mutualisée. En effet, la DSI est en charge de tous les établissements de la ville et de
l’agglomération. Cette démarche globale de dématérialisation s’est inscrite dans un plan de
gouvernance du système d’informations dont le fil rouge était le « Green IT ». De ce plan a été issu le
programme « ECOTIC » de la ville prônant l’utilisation de l’informatique dans une démarche durable.
Un premier programme a été lancé pour irriguer le territoire en numérique (aménagement numérique
du territoire, suppression des zones blanches, équipement du territoire…). Le second thème s’est
concrétisé par la mise en place d’un cloud communautaire entièrement virtualisé en mode SaaS
(déploiement actuellement en cours). Enfin, le dernier programme prônait la refonte de l’architecture
technique avec ce cloud communautaire. Pour cela, la ville a débuté une refonte de l’architecture
fonctionnelle de ses systèmes d’informations ainsi qu’une réflexion autour de l’urbanisme de son SI.
« C’est dans ce cadre qu’au début de l’année 2010 nous avons réfléchi à la dématérialisation des
processus de la collectivité. Cette démarche s’inscrivant dans notre programme « ECOTIC », la ville est
partie du principe que lancer des programmes d’informatisation de modernisation de la collectivité
allait forcément générer une utilisation beaucoup plus intensive de l’informatique. Ce point allant à
l’encontre de notre engagement, nous avions un pré-requis important à cette démarche de
modernisation. Afin que l’intensification de l’utilisation informatique ne se traduise pas par un bilan
carbone défavorable, nous nous devions de mettre en place une architecture technique assurant la
baisse des consommations d’énergie » déclare M. Olivier Bailly, DSI de la ville de Nîmes.
La ville de Nîmes est donc passée d’une architecture « client lourd » traditionnel à une architecture
« client léger » qui lui a permis de baisser de manière très importante l’impact énergétique de son
parc informatique.
Une approche partenariale unique entre les équipes de GFI et la ville de Nîmes
Dans le cadre de la démarche de refonte de l’urbanisme du SI, la dématérialisation arrivait en
première priorité pour l’agglomération. Le DSI ajoute : « Nous avons lancé cette démarche en 2009
de manière un peu différente de ce qui se faisait à l’époque. Il y avait beaucoup d’appels d’offres
lancés pour la dématérialisation de processus verticaux cloisonnant les tâches RH, financières, etc.
Pour notre part, nous souhaitions disposer d’un seul outil de dématérialisation pour l’ensemble des
processus de la collectivité, c est-à-dire une transversalité complète ».
La ville a donc recherché en 2010 un prestataire pour la mise en place d’une Gestion Electronique de
Document (GED), de préférence libre, qui intégrerait l’ensemble des applications métiers de la
collectivité. Cette solution n’étant pas existante sur le marché, la DSI de la ville a donc recherché un
prestataire de confiance pour les accompagner dans ce projet.
« Nous avons retenu les experts de GFI Informatique pour leur approche partenariale et leur expertise
métier du secteur public. Le développement de la solution a été réalisé conjointement. Ce projet a
été un véritable co-investissement, l’intégralité des coûts n’ayant pas été supportée uniquement par
la collectivité. En contrepartie, nous avons laissé la liberté à GFI de commercialiser la plateforme
développée ensemble auprès d’autres collectivités. Ce projet entre la ville de Nîmes et GFI
informatique est une vraie rencontre des compétences techniques des équipes de GFI et du métier
de notre DSI » explique M. Olivier Bailly.
Ainsi a vu le jour la plate-forme collaborative de dématérialisation GECCO de GFI Informatique
permettant de passer d’applications métiers cloisonnées et éparses à un ensemble homogène de
services communicants et intelligemment orchestrés. Cette plate-forme de dématérialisation unique
assure le traitement de tous les types de documents numériques.
L’année 2010 a été consacrée principalement à la mise en place de la GED basée sur le logiciel libre
Alfresco et au développement spécifique de l’architecture avec, par exemple, un outil de gestion
des dossiers en transverse. La première application métier autour de ce socle a également été
implémentée : il s’agit de la gestion dématérialisée des assemblées, que ce soit le conseil municipal
ou le conseil communautaire.
GECCO-délib, une gestion collaborative des délibérations
La gestion collaborative des Délibérations est une application à part entière permettant à la ville de
Nîmes de :
- Traiter de manière collaborative la constitution d’un projet de délibération,
- Traiter l’ensemble des étapes relatives aux pré-votes, votes et post-votes,
- Générer l’ensemble des documents bureautiques consécutifs à une assemblée.
Grâce à GECCO-délib, tous les conseils de la ville de Nîmes se passent désormais dans un
environnement numérique entièrement dématérialisé. « Cette solution nous a permis de gagner une
palette de papier entière pour chaque conseil municipal ! » précise le DSI. Étant aujourd’hui
principalement axée sur la dématérialisation des délibérations, GECCO-délib va être enrichie
prochainement avec un module permettant la gestion des arrêtés et des décisions.
Objectif 2012 : la dématérialisation totale des courriers
En 2012, la ville souhaite travailler sur une gestion collaborative de ses courriers entrants, de ses fax,
mais aussi des courriers sortants. Celle-ci sera intégrée sur le même socle que GECCO-délib. La
gestion des courriers avec GECCO-Flux entrants comporte :
- L’enregistrement des courriers reçus
- La distribution du courrier de manière dématérialisée
- Des notifications périodiques à la demande
- La recherche
- Le suivi des courriers à traiter
- La gestion collaborative de la réponse
A cette brique métier viendront s’ajouter d’autres briques comme la dématérialisation complète des
processus RH, financiers, etc. L’ensemble de ces briques s’ajoutera à la plateforme collaborative de
dématérialisation GECCO, socle comprenant le parapheur électronique, la signature électronique, la
télétransmission ainsi que tous les processus d’échanges avec l’Etat.
M. Bailly conclut : « Par la suite, la mise en place de cette plateforme va également nous permettre
d’aborder deux grands projets très importants. Le premier réside dans le développement de l’EAdministration
afin de créer de plus en plus une relation dématérialisée avec nos citoyens pour
gagner en efficacité et disponibilité. Le second enjeu sera de pouvoir partager – via le principe de
l’Open Data- les données de la collectivité pour que les opérateurs économiques locaux puissent
bénéficier d’informations pour favoriser le développement économique de la région ».
